摘 要：办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公业务中基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，实现迅速、全方位的信息采集、处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。

　　关键词：办公自动化;网络;信息安全;数据

　　1绪论

　　随着计算机网络技术的发展，我们的生活方式也在不断变化着。办公自动化，英文 Office Automation，简称OA，是办公业务中基于工作流的概念，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同工作，全方位的信息采集、信息处理，为企业的管理和决策提供科学的依据。

　　2办公自动化的功能需求

　　1)建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。提供电子邮件功能是办公自动化系统的基本需求。在一个办公自动化系统中通常包含了多个应用子系统，如发文、收文、信息服务、档案管理、活动安排、会议管理等等。

　　2)确立信息发布。在单位内部网络上建立一个及时的信息发布和数据交流的平台，例如内网公告、单位新闻简报、企业内部短信通知、工作技术交流等内容。

　　3)建立科室之间的业务办公流程自动化。业务办公流程就是一个科室的人员为完成某一项业务工作，与其他科室人员之间进行的网上业务互动。如业务主发起人通过办公系统进行公文拟稿，经别的主管科室领导进行审批或其他科室协同办公后，再发还给业务主发起人。

　　3办公自动化的设计

　　1)设计原则。①在组织内部构建通信平台(如电子邮件系统、电子论坛等)，工作人员之间建立网上协同工作;②要求企业可以在办公网络中，以先进成熟的计算机和通信技术为主要手段，具有公文管理、档案管理、会议管理等模块，并可实现手机短信提醒、全文批注、手写签名、电子印章、移动办公等功能。实现办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，为办公和领导决策提供服务;③要求企业可以在外网上建立自己的网站，用于发布信息、数据收集等。

　　2)系统构架。办公管理系统是采用B/S(BROWSER/SERVER)结构，实现整个企业的信息化管理。这种系统的优势在于系统简单，功能强大，扩展能力良好以及跨地域操作性能。B/S模式通过公网进行通信，客户的登录界面是通过IE来实现，一少部分的工作内容在浏览器的前部分进行实现，并且使其主要的工作内容是机房的服务器端进行实施，这样就减少了客户端电脑工作的负担，降低了用户的总体成本。由于系统数据的实时性要求并不高，因此采用B/S结构比较合理。

　　3)设计技术与开发环境。办公信息管理系统采用的设计技术和软件有：Dreamweaver页面设计软，Photoshop图像处理软件，MyEclipse为主要开发软件，JSP结合JavaBeans的动态页面制作技术以及SQLServer 2000数据库管理系统。

　　JSP(Java Server Pages)是目前十分流行的一种技术，主要运行于开发服务端的脚本程序和动态生成系统的内容。JSP是一种全新的技术，它借助了ASP的许多优点，同时JSP使用灵活而强大的Java语言，实现了与平台无关的特性。JSP在众多的动态页面技术中是最优秀的，也是未来发展的必然趋势。它具有内容的生成和显示进行分离，采用标签简化页面开发，一次编写，大大简化了整个程序的编写，提高了程序编写的安全性，并使程序编写过程更为规范。

　　4)系统数据库设计。①数据库结构设计。数据结构是网络计算机存储、管理数据的方式。数据结构指同一种类的数据元素中，各元素之间的相互关系，包括三个组成成分，数据的逻辑结构，数据的存储结构和数据运算结构;②数据库逻辑设计。数据库逻辑设计包括所需的实体和关系，实体规范化等工作。设计的后半段则是数据库物理设计，包括选择数据库产品，确定数据库实体属性(字段)、数据类型、长度、精度确定等。

　　4办公自动化系统的安全

　　在办公自动化系统安全上提出下面几类主要的防范方法。

　　1)加强机房管理。对单位机房的网管人员要做好选择和日常考察，采取一定的手段来严格控制网络管理员的权限，结合单位机房内部的软、硬件系统，服务器系统和硬盘数据等各个方面的安全问题进行教育，提高网络管理人员的个人素质和技术素质。

　　2)建立访问控制策略。访问控制策略是网络系统安全防范和保护的主要策略，其任务主要是保证网络数据内容不被非法篡改和使用。网络安全策略包括很多种类：有用户名和口令的认证，操作权限的设置，还有管理员对目录和文件的属性控制策略等。

　　3)建立日志审计。对所有合法登录用户的操作情况进行跟踪记录。对非法用户，要求系统能够自动记录其登录次数，时间，IP地址等信息，能够使工作人员根据计算机的系统日志信息，监控网络的非法行为，对其采取必要的防控措施。

　　4)建立防火墙。防火墙是一种网络安全保障手段，是讨论网络通信时执行的一种访问控制标尺，它主要是控制入、出一个网络权限，迫使所有的连接都进过这样的检查。

　　5总结和展望

　　现今，计算机网络技术和设备的迅猛发展，对信息数据处理的应用范围有了明显提高，对单位的办公自动系统建设标准也有了更高的要求。网络通信也在进一步的扩大，给企业的异地办公提供了跟有效和节约的便利条件。通过信息处理和信息通信两者的紧密结合，使办公室自动化技术具有更高的效能，也是办公室自动化技术发展的重要趋势。

　　参考文献

　　[1]张锐昕.办公自动化概论[M].清华大学出版社,2005.

　　[2]杨学瑜.JSP入门与提高[M].清华大学出版社,2004.

　　[3]萨师煊.数据库系统概论[M].高等教育出版社,2004.