经费支出报告着重从经费支出结构的角度反馈各单位经费项目的使用情况,分为三大类:第一类是单位经费支出表,包括单位经费支出总表和单位经费支出明细表;第二类是处室经费支出表,包括处室(科室)经费支出总表、处室(科室)经费支出明细表和经费支出明细记录表;第三类是经费控制表,包括重点经费额度控制明细表。 经费支出报告从三个不同的角度反映经费支出的信息,从而实现对经费支出额度的全面追踪和反馈。 经费支出报告的构成体系如表 2所示。
(1) 单位经费支出总表反映行政单位各经费项目的支出金额及所占比率,可为行政单位领导提供经费支出的总体概况。
(2) 单位经费支出明细表是在单位经费支出总表的基础上进一步反映各经费类别的具体支出明细,如可以进一步反映经费支出总表中“行政支出”的各经费项目的明细支出情况,为行政单位领导决策提供更详细的信息。
(3) 处室(科室)经费支出总表反映各经费支出金额在处室间的分布情况,可为行政单位领导进一步提供各处室经费支出的金额和分布信息。
(4) 处室(科室)经费支出明细表,是在处室(科室)经费支出总表的基础上进一步反映各处室(科室)经费类别的具体支出明细,如可以进一步反映经费支出总表中“秘书处”的各经费项目的明细
支出情况,为行政单位领导决策提供各处室经费支出的金额和明细信息。
(5) 经费支出明细记录表反映行政单位各项经费发生的每一笔支出明细,主要为各单位,尤其是财务部门,了解经费支出项目的详细构成提供支持。
(6) 重点经费额度控制明细表反映行政单位重点管控经费(如差旅费、招待费)控制金额、支出明细、可用额度等信息,可为行政单位领导及各单位提供重点管控经费主要控制信息,为行政单位领导决策及各单位合理工作安排提供支持。
3. 对应关系报告
(1) 对应关系报告的构成
就钩稽关系而言,对应关系报告是行政单位内部报告体系与企业内部报告体系的一个非常重大的区别,也是行政单位内部报告比较特殊的地方,这是由政府与企业运作所需要的资金来源不同导致的。 对应关系报告分两类:一类是国库与内部预算对应分配表;另一类是预算指标与经费支出关系表。 对应关系报告的构成体系如表 3所示。
(2) 对应关系报告的格式
国库指标和内部预算对应分配关系表,是本文的一个创新点,它用来反映国库指标与内部批复的预算指标之间的对应关系,可为财务部门进行资金对应分配发布提供依据。 内部预算是在政府部门职能范围内实现具体工作计划的细化和落实。 内部预算批复结构是财政预算批复结构的分解和细化,并通过对预算内容分解和细化实现内部资源合理配置。 内部预算批复有效衔接了法定功能科目,并进一步将预算管理责任和目标落实于单位内部的各个部门、各个项目负责人,形成有效的责任传递机制,真正实现财权与事权的有效匹配。
从时间以及预算批复的精细程度上,内部预算批复可划分为两个阶段:第一阶段是财政控制数分解下达阶段,第二阶段是内部预算正式批复阶段。 财政控制数分解下达阶段,是指在财政“一下”预算控制数的基础上,上级单位按照本级和所属下级单位业务特点和职能属性,对财政预算控制数进行分解,形成各单位预算控制数并下达各单位的过程;内部预算正式批复阶段,是指各预算单位在控制数的基础上依据工作安排,对预算资金进一步细化和分解到具体工作事项的过程。 经过上述两个阶段,行政单位可以将财政预算批复,分解细化落实到各个部门、各个项目负责人,实现对业务活动全方面、全过程的控制。
表 4是国库指标和内部预算对应分配关系样表,用以反映行政单位各国库指标与内部批复的预算指标之间的对应关系,可为财务部门进行资金对应分配提供依据。
表 5为预算指标和经费支出对应关系样表,用以反映某项预算指标经过执行所形成的费用项目,为各单位提供“钱从哪里来,用到了哪里去”的信息。 如表 5 所示,人事处的“人事管理经费”经过执行后,分别发生了差旅费、会议费及误餐费三项支出,该表可以为相关部门了解预算指标的支出情况提供支持。
五、行政单位内部报告制度实施策略
行政单位实施内部报告制度应由浅入深,分阶段推进,逐步完善,可以重点从内部报告制度建设、内部报告组织机构、内部报告编制和内部报告体系评价四个方面来入手。
(一) 内部报告制度建设
内部报告制度建设是一项系统工程,涉及制定、执行、修正和完善等工作。 首先,领导要重视。 行政单位长期粗放式的管理将越来越不适应新的形势,同时行为主体存在人性弱点,加上行政单位的特殊地位,使得在行政单位建设内部报告制度难度相当大。 而领导的重视能为制度的建设扫清障碍。
其次,全体职工要提高认识。 由于对内部报告的研究较少,在推进制度建设的进程中,全体职工要不断深化对内部报告制度功能的认识。 第三,行政单位要不断完善机制。 行政单位加强制度建设应当着眼于建立完善的机制,不断加大推进内部报告制度的力度,可以从两方面入手:一方面强化内部报告的管理工作,另一方面完善内部报告的内容。 第四,组织保障。 单位应当成立内部报告组织机构,负责内部报告的开展工作,从而保障制度的落地。 第五,加强培训。 内部报告制度执行与否、好坏的关键在于执行者对制度内容的理解和认同,因此,对内部报告制度的管理,2009(09):1011.
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