浅析计算机技术在档案数字化管理中的应用
作者:佚名; 更新时间:2017-01-16

  摘要:随着科技的进步,档案管理步入信息化,计算机技术在档案管理工作中发挥越来越重要的作用,这是高速发展的信息社会对档案管理工作的要求,也是档案管理工作发展的必然趋势。本文主要从计算机技术应用于档案管理的必要性与紧迫性入手,分析计算机技术应用于档案管理面临的困境,并探讨计算机技术应用于档案管理应采取的措施。

  关键词:计算机技术;档案管理;应用

  随着信息技术的迅猛发展,档案管理信息化得到了前所未有的发展机会。利用计算机技术管理档案,是知识经济时代对档案管理工作的要求,也是档案自身发展的必然趋势。计算机技术在档案管理工作中发挥着越来越重要的作用,计算机技术是实现档案管理工作自动化的基础与前提。传统档案管理采用手工方式,需要大量的人力,效率不高。利用计算机技术管理档案,具有很大的优势,如检索方便、存储量大、保密性能高、成本低、寿命长等,这有助于提高档案管理的效率,也能使档案管理人员从繁琐的事情中解脱出来,从而提高档案管理质量,推动档案管理的现代化。因此,档案管理人员必须深入研究计算机技术在档案管理中的应用,在具体实践中不断提高档案管理质量。

  一、计算机技术应用于档案管理的必要性与紧迫性

  (一)计算机技术应用于档案管理的必要性

  1.是档案现代化发展的需求

  以计算机为中心的现代信息技术的发展,给档案管理工作带来了巨大的冲击与挑战。随着社会经济的发展,档案在生活中发挥着越来越重要的作用,档案的数量大大增加,人们对档案的需求越来越高。面对如此庞大的信息,档案管理工作人员要想提高效率,满足人们的需求,必须从繁琐的资料中解脱出来,寻找快捷、便利的手段。传统的手工档案管理方式已不能满足社会的需求,档案管理人员强烈反应工作量大而效率低下。计算机技术应用于档案管理,使档案管理信息化,能最大限度地提高档案信息服务,从而提高档案管理效率。

  2.是推动档案管理信息化的尝试

  随着改革开放的逐步深化,我国档案管理工作也发生了重大变化,档案管理队伍的素质有了明显提升,但档案的信息管理并没有反映出相应的发展。档案管理不仅仅是保管档案、延长档案寿命、维护档案信息安全等,还要开发、研究档案信息,为人们提供档案信息服务。计算技术在数据处理和档案管理方面有着无可比拟的优势,能为档案管理信息化提供坚实的技术支持。计算机技术应用于档案管理,就是用现代信息技术改革档案管理模式,使档案管理的模式、管理方法等实现数字化。其中档案管理方法的现代化是运用信息技术变革管理方法手段,有助于促进信息技术在档案管理中的积极作用,又能使计算机技术与档案信息管理的有机结合,从而推动档案信息化建设的发展。

  3.是推动档案管理工作服务于经济建设的要求

  计算机技术的进步有助于促进经济的发展,应用于档案管理工作能服务于经济建设要求。信息化社会中,档案发挥着越来越重要的作用,也是重要的信息来源。知识经济时代,经济建设离不开信息,尤其是人力资源的开发成为发展生产力的重要途径。计算机技术的应用使意识形态的生产力转化为现实的生产力,推动了生产力的发展,同时在收集、整理、传递、处理信息方面,计算机技术有着很大的优势,有助于推动经济的发展。

  (二)计算机技术应用于档案管理的紧迫性

  现阶段,档案管理中应用计算机技术,大都是被动操作,还是以传统手工操作为主,这种管理模式的核心是档案信息载体,工作重心不是档案信息而是纸张等一些载体材料。计算机技术的最大作用是辅助人来管理档案资料,不是用来处理档案数据信息。在编目和检索环节,计算机技术起辅助作用,不是直接作用于具体的档案信息。计算机辅助档案工作还没有达到资源共享,只是作为档案管理工作中的一个存储工具,只为档案部门提供内部服务。档案管理中建设的数据库规模小,类型单一,基本上都是低水平的重复建设,仅能供自己单位使用,不利于提高数据库的利用率,不能满足用户多样化的需求。档案管理人员素质不高,计算机技术应用于档案管理,人是非常重要的因素。档案管理人员不能局限于一般的技术操作,还要掌握网络化技术,提高自身的专业技术水平。但现阶段,档案管理人员素质低下,专业技术与管理水平存在很大差异。档案管理缺少专业技术人才,复合型的档案信息人员更是匮乏,远不能满足档案信息化建设发展对人才的需求。

  1.档案管理工作面临发展机遇

  西方国家的计算机技术发展较早,在档案信息化领域早有应用。随着我国计算机技术的普及,档案管理工作面临前所未有的发展机遇。档案管理可以充分借助计算机技术,提高信息的利用率与时效性。计算机技术具有智能化、网络化特点,能科学的管理档案,达到资源共享,从而促进档案管理的现代化。

  2.档案管理工作面临挑战

  计算机技术应用于档案管理工作刚刚开始,还有待进一步探索。大量珍贵的历史档案资料需要保护、开发,同时市场经济的发展也需要信息技术能高效、快捷地提供多方面的档案信息。但我国计算机技术应用还处在开发期,与市场需求存在很大差距,这也给档案管理工作的现代化带来诸多问题。

  二、计算机技术应用于档案管理面临的困境

  (一)电子档案的长期保存问题

  随着计算机技术的发展,电子性文档的存储环境越来越复杂。如果只是文字处理,电子性文件信息处理程序已能满足要求,并且对技术环境的要求也不高。但随着信息技术的复杂化,一份文件信息可以存放在不同的地点或者数据库中,再加上信息技术更新快,会增加越来越多的标准,一些电子性文档脱离了具体环境就无法读取。

  (二)档案管理标准不统一

  由于行业、部门管理体制、方式等存在不同,管理标准也存在一定的差异。在具体事务中,由于各单位之间缺少必要的协调与沟通,档案管理标准化难以统一。另外,随着信息技术的发展,计算机应用体系不断更新换代,标准也发生着相应的变化,档案管理信息化面临着挑战。

  (三)档案信息安全问题

  网络给人们带来了便利,但随着档案信息的网络化,其安全性、可靠性问题更为突出,网络的不安全性及不稳定性已成为阻碍档案信息化发展的因素。威胁网络安全的因素主要有黑客、计算机病毒、保密信息泄露、网络数据被修改等,随着计算机网络用户的剧增,网络的危险性也在倍增。

  三、计算机技术应用于档案管理应采取的措施

  (一)实施文档一体化,避免文档分离

  为了避免档案管理中出现文档分离现象,具体工作中要在单位内部实行文档一体化,避免重复性工作,尽力提高档案管理的质量,发挥档案的作用。作为现代档案工作者,应该对文档文件有一个总体规划,树立从信息源头做起的意识,彻底改变一直以来的文档分离管理问题,逐步实现档案管理工作中的文档一体化。同时,现代档案管理工作者还要熟悉计算机网络技术,深入研究使用成熟的文档一体化软件,在文件形成之际就介入档案工作,充分利用网络实现文件档案的连续性与一体化管理模式,积极应对非传统载体形式虚拟档案对文件管理的挑战。

  (二)注重解决电子性文档保存问题

  电子性文档来源途径多,数据录入者、信息管理者、计算机技术人员等都可以操作,要解决电子性文档的归档问题,必须制定相应的制度,用制度督促归档人员的自觉性。因此,要把电子性文件归档制度纳入单位日常工作制度中,并入信息管理工作程序中。另外,电子性文档容易修改,为了增加电子文档的安全性,非常有必要将重要的电子性文件制成硬拷贝文档,也就是采用双轨制归档,制成内容相同的两套档案,提高数据安全性。同时,档案管理者还要深入各个工作环节,指导电子性文档的接收、存储等,保护电子性文档的原始信息。如可以通过技术处理,将归档的电子性文件变为只读文件,提高电子文档的可靠性。

  (三)着重解决档案信息化管理中的安全问题

  计算机网络的发展给档案管理工作带来了很大便利,同时也带来了安全问题。档案信息化管理中要根据资料级别保障档案的安全性。如一级保密档案不联网,二级保密档案可以连局域网,三级保密档案可以联网等。同时还要建立健全的档案工作相关法律法规,加强对档案管理工作者的法律宣传,提高档案工作者的法律意识。目前,我国已出台《档案法》和《中华人民共和国档案实施办法》等,提高了档案行政管理部门的执法力度。档案管理工作中依法治档成为主要手段。另外还要制订、修改相应标准,逐步规范档案管理工作,使档案工作有章可循,有法可依。

  (四)切实提高档案工作人员的素质

  计算机技术应用于档案管理工作中决定了档案管理工作者将面对新的挑战。所以,档案工作者要由开放的视野和与时俱进的精神,否则,档案工作者会被时代抛弃。知识经济时代对人才的需求越来越高,档案工作者除了熟悉计算机操作技术,还要了解网络知识,提高自己的专业技能。这是因为计算机技术应用于档案工作,都是以计算机和网络为基础的。同时,档案工作者还要具备较高的政治责任感、政治敏锐性,作为工作人员要严守不可公开的档案秘密,保持档案原始性,增强档案安全性。

  总之,计算机技术应用于档案管理工作是必然趋势,伴随着计算机技术的提升,必会实现真正意义上的档案管理现代化。这就要求档案工作者紧跟时代步伐,从管理方法、管理手段等方面进行创新,从而提高档案管理的质量。

  参考文献:

  [1]普启光,刘惠瑾.浅论计算机技术在档案管理现代化中的应用[J].内蒙古科技与经济,2010,10

  [2]李宏.计算机技术在档案管理中的应用[J].呼伦贝尔学院学报,2006,1

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