浅析当前乡镇民营企业流程优化探索(3)
作者:佚名; 更新时间:2014-12-14

  (一)流程优化的重点
  (1)流程图的优化必须突出这个流程本身固有的深刻影响价值产出的关键活动。即这个流程图既要尽可能地能涵盖这个流程完整信息,又要尽可能地保持这个流程图的简洁,换句话说,那些是被认为是必须呈现在流程图上的关键活动节点,都应该是以这项活动是否深刻影响这项流程活动价值产出为归依。这就要求依据目标原则和价值原则进行取舍或扬弃。对于乡镇民营企业来说,这一点只要认真做,是能够做得到的。
  (2)流程图的优化必须突出当前工作改善的重点,必须考虑因地制宜、因时制宜。必须考察本企业在该项流程活动中现实存在的管理上的短板,而这些短板又必须是当前急需改善的地方,这就是所谓的关键点,这些关键点必将呈现在流程图和流程节点信息表上,并对这些关键点加以注释。这一点也是容易做得到的。
  (3)由于在乡镇民营企业管理中,那些重要的流程多半是跨部门的,且通常也比较难以保持良好对接与协调。所以流程优化的设计就会深刻地受到组织结构的影响,因此,要以“为顾客创造价值的流程”的视角来优化设计组织结构,特别是管控模式的优化和决策机制合理性尤为重要。另外,流程和组织之间的有效性要在相互检验的过程中得到优化,并在相互调整的过程中寻求最佳方案。
  (二)流程优化的方式
  对于乡镇民营企业而言,流程的优化方式主要有三种:即水平工作整合、垂直工作整合和工作次序最佳化。水平工作整合是指将原来分散在不同部门的相关工作,整合成一个完整的工作或将分散的资源尽量地集中,明确由一个人、一个小组或一个组织负责运作,然后,通过对企业流程活动的全面分析,并根据“权、责、利对等”的管理原则,明确界定活动的执行者与接受者及其相互之间的责任关系,如此可以减少不必要的沟通协商,从而最大限度地为顾客减少沟通成本,提供更加明确、规范的服务;垂直工作整合是指合理地赋予员工决策权及必要的信息渠道,减少不必要的监督和控制,这一点对于乡镇民营企业切实可行,且非常重要,使在工作现场的事能当场解决,提高工作效率,而不必像大企业那样,凡事逐层汇报;工作次序最佳化是指依据目标原则、时间价值原则,借用工作步骤的调整,达到流程次序最佳化。
  (三)流程优化的原则
  (1)“简化”原则。乡镇民营企业一般来说规模较小,内部人事关系并不特别复杂,所以,流程应尽可能地简单,其流程一般我们可分为三级。其中,一级流程为“组织流程”,是一个在总体上理顺人事关系,对企业各种日常事务运作所遵守的基本规则进行的整体战略规划,它是企业一切流程的基础,原则性较强,也不能随意更改,而且,其他所有流程的设计和运行都不能与它相悖,其特点是战略性与科学性。二级流程为企业的主要业务流程,根据乡镇民营企业的特点,主要是立足于部门职能的基础上,打破部门墙的限制和束缚,其作用是规范不同职能事务程序,简化事务流程,提高协作意识,它的特点是严密性和规范性,主要功能为“控制”。三级流程为具体的作业流程,面对的是一个个点上的具体岗位事务,具体表现为作业规范、操作标准等,其主要特点是务实性和可操作性。
  (2)“个性化”原则。世界上没有一个完全相同的企业,任何企业都有自己的特色和文化,所以,在流程设计时绝对不可照搬照抄其它企业的流程文件,尽管互联网提供了大量的成功案例,但这至多只能作为参考和借鉴,特别是作为乡镇民营的小企业更应该考虑自己优势、劣势以及所处的客观条件。纵观许多企业管理失败的教训来看,其原因之一就是照搬不适合自己企业的特点的流程管理模式所致,所以,优化必须强化自己的优势。
  (3)“变化”原则。任何事物都不可能是一成不变的,在这个世界唯一不变的可能就是“变”了。管理流程也一样需要根据客户需求和市场变化而进行及时的变化和调整。这种变化和调整是适时性的调整,当发现流程不畅、效率低下时,管理者必须立即做出调整,特别是作为一个农村的中小企业,更应该保持心中有数,时刻掌握自己的管理流程的具体状况,以便及时调整、及时弥补、及时创新。
  (4)“重点”原则。一个好的流程体系必须能反映公司的经营战略重点。流程中那些该“放宽”,那些该“严控”,那些“活动”应该强化,而那些“活动”又应该削弱或剔除,其依据都是看它与经营战略的目标是否保持一致。特别是作为一个乡镇民营企业,在开始建立流程体系时不要想“一口吃一个大胖子”,不要过于天真地期望将所有的流程一次就建立起来。事实上,流程并不因为我们是否已经建立而存在,而且有些流程也并不需要一定要以制度的形式来呈现。从许多乡镇民营企业的管理实践中发现,流程的“到位”和优化比流程体系的“完整”要重要得多!
  (5)“手册”原则。必须明确时间和工作标准,以形成一份具有实践指导价值的“工作指导手册”以提高运作效率。
  综上所述,乡镇民营企业开展流程优化的过程可大致分为三个步骤:即现状流程的梳理、关键流程的优化以及建立相对完善的企业流程管理体系。值得注意的是:乡镇民营企业流程优化管理的目标不是把判断复杂化,而是把判断理性化、常规化,甚至是自动化、傻瓜化,从而提升运行的效率,使全体员工向着同一个目标奋斗,这就是特色!
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