2．3　管理权责存在极大不明
　　在公共档案馆领域中，担当管理角色的是各级档案局等，但由于历史原因我国的档案馆与档案局往往是两块牌子一套人马，政策的制定者与政策的执行者是同一批人，这就犹如在运动场上某人既是裁判又是运动员一样，监管者与被监管者之间关系过于密切，使得监管规则很难得到有效执行。这种美其名曰“双重职能”的建制，实际上是混淆了两种完全不同的机构性质、职能、任务及工作对象，使其工作发生了极大的偏差，容易产生档案馆也是高高在“上”的“管理者”的误区，以至于淡化了本应有的服务意识和效益观念，弱化了档案馆本应有的社会化功能和作为“文化使者”的身份。虽然这种“合二为一”的体制为工作的开展取得了些便利，但也给档案馆带来了不小的困惑。因此，要想在这种体制环境下实现公共档案馆的社会理想谈何容易。
　　
　　2．4　政府职能存在严重不清
　　由于制度的缺失、公共审计的不完善，中央和地方事权与财权方面划分不合理，导致了为全社会提供基本公共服务方面的投入不足、分配不公、效益不佳。在涉及百姓切身利益的公共用品领域，只有教育领域对财政的投入有明确的法律规定，其他如卫生医疗、社保、公共图书馆、公共档案馆等领域都没有把政府的责任提高和明确到法律的层次，对其投入的多少强烈地打上了长官意志的烙印。以2003年为例，我国GDP总量达到了116694亿元，而当年我国投入档案行政事业费和档案馆事业费却只有4.2111亿元，只占到GDP的0.0036％。巧妇难为无米之炊，社会理想也是建立在一定的物质基础之上的，建立在这种环境上的公共档案馆，要想实现其社会理想真是比登天还难。
　　
　　3　实现社会理想走出困境的策略分析
　　
　　3．1　策略之一：局馆分开，各司其责
　　局馆分开，构建新型的档案行政组织和档案事业组织既是行政改革、事业改革的要求，同时也是行政改革、事业改革发展趋势所在，更是为其实现社会理想扫除体制上的障碍的需要。具体可从以下几个方面开展：一是局馆职责分开。正确界定和划分局、馆各自职责，明确各自社会目标，实现各自社会理想。二是局馆经费分开。实现行政经费与事业经费的分开，有效地防止政事不分局面再度出现，加强财政监督。三是局馆目标分开和管理方式分开，由于局与馆具有不同的性质、目标、职责、功能和特点，其运行方式和运行结果当然不同，局馆分开最重要的就是管理体制的分开，构建新型的档案行政组织和档案事业组织。
　　
　　3．2　策略之二：创新制度、完善环境

　　造成档案馆社会理想与现实反差这么大的原因，除了管理体制外，制度的落后与缺失也是一个极其重要的原因。为此，我们要进行制度创新，完善档案馆实现其社会理想的环境。一是完善公共档案馆的财政供给制度，为档案馆实现其社会理想提供物质保障。二是完善法律制度，在法律的层面上保证公共档案馆服务工作开展的权力与义务，同时，协调不同部门与不同阶层法律之间的冲突，做到政出一门、法出一套。三是完善监管制度， 改变对公共档案馆的监督管理不力的局面，通过政府出台公共档案馆管理办法与管理条例等，明确其服务要求，以此来增强公共档案馆的压力、动力与活力，促使公共档案馆服务在不知不觉中实现其社会理想。
　　
　　3．3策略之三：运用技术，提升服务
　　公共档案馆在其理想的实现过程中，外力的作用必不可少，特别是当今信息技术的触角已是延伸到了社会的各个领域，涉及到社会成员生活、工作的方方面面，如E-mail、BBS、BLOG、QQ技术等，再加上电子文件的大量产生、新型载体的广泛运用。因此，公共档案馆要想跟上时代，改变传统的服务方式、手段，运用技术提升服务。
　　
　　3．4　策略之四：广泛收集，丰富馆藏
　　广泛收集，丰富馆藏可从以下几个方面开展：一是收集与社会发展相关的社会记录。即收集范围应该扩大，除了政府机关形成的档案材料以外，还应该通过购买、接受捐赠等形式收集各种民间的历史记录，如民间契约、家庭族谱以及流传于民间的各种手抄本等。二是积极参与非物质文化遗产的保护。近几年启动的“抢救和保护中国口头和非物质遗产工程”和“中国民间文化遗产工程”等项目以及一些由地方开展的非物质文化遗产抢救项目必将形成大量的文献、录音、录像资料，把它们作为一种特色的非物质文化遗产保留下来，可大大改善我国公共档案馆馆藏结构，三是与相关机构进行互通有无。由于历史原因，我国很多的档案资料本应该保存在公共档案馆却分散地保存在其他的一些机构之中，如“哥德巴赫猜想”的手稿存在中国革命博物馆，“人工合成牛胰岛素”的试验记录也在博物馆，《燎原》、《红色娘子军》的音乐总谱也存放于上海历史博物馆。对于这些历史记录，公共档案馆可以通过复印的形式与这些单位进行互通有无来达到丰富馆藏的目的。