基于工作流技术的办公自动化系统浅谈
作者:佚名; 更新时间:2016-02-13

摘要:起源于20世纪70年代的“工作流管理”技术,已成为组织挖掘信息系统潜能、实施“业务流程再造”的重要使能技术,并逐步成为当代组织信息系统的标准核心构件。本文结合对工作流技术基本概念的认知,把工作流技术应用于办公自动化,建立了基于工作流技术的办公自动化系统模型。

关键字:工作流技术 办公自动化

1 引言

自从20世纪社会跨入信息时代以来,各行各业的竞争逐渐加剧,使得传统的管理运作方式已越来越无法满足行政机关自身发展的需要,转变政府职能,提高工作效率、改变管理模式已成为现代社会提出的新需求,于是人们提出了办公自动化的概念,实现行政管理的信息化、网络化,自动化,可视化,以达到提高行政机关行政效率的目的。在办公初级阶段,主要是对文字处理软件及单机的文档管理系统的应用,利用计算机代替手工作业,提高了个人的工作效率,但对提高整体办公效率以及实现协同办公方面却作用不大。随着数据库技术及计算机网络技术的迅速发展,特别是互联网的日益普及,许多机关单位纷纷建立了自己的网络办公信息管理系统,极大地提高了办公效率。

同时,20世纪80年代中期发展起来的工作流技术作为支持现代企业经营过程自动化、企业经营过程再造、企业经营过程控制与管理的一项关键性技术也逐渐被引入行政机关办公自动化系统之中。工作流技术通过将工作活动分解成定义良好的任务、规则和过程来处理和监控,由计算机软件系统来控制工作过程的自动或半自动执行,达到提高管理水平和工作效率的目的,为行政机关更好地实现行政管理提供了先进的技术手段。工作流的概念就起源于生产组织和办公自动化领域,可以说工作流与办公自动化是相伴而生的,因而工作流及其相关技术的应用自然也成为了当前行政机关办公自动化的重要课题。

2 工作流技术分析

2.1 工作流的定义

工作流管理联盟(Workflow Management Coalition WfMC)给出的工作流(Workflow)定义是:工作流是一类能够完全或者部分自动执行的经营过程,它根据一系列过程规则、文档、信息或任务能够在不同的执行者之间进行传递与执行。

过程:是一个业务过程支持自动化操作的形式化表现,诸如一个工作流管理系统所进行的模型建立、规则制订。过程定义由任务网络及其关系,过程开始和终止的条件,任务资源,诸如参与者、相关的IT应用及数据等组成。

任务:过程的主成部分,每个任务是流程内一个独立的逻辑工作单元。

参与者:工作流参与者的声明不必是一个人,也可以确定为一组具有一定技能或责任的人、或非人的机器自动机资源。

关系:过程与过程直接的关系,如起草公文过程完成后,触发处理公文过程。

2.2 工作流管理系统

工作流管理系统(Workflow Management System, WfMS)是用于定义工作流模型、建立工作流实例和管理工作流执行的系统,它通过运行一个或多个被称作工作流引擎的软件来解释过程定义,与工作流的参与者(人或应用)交互,并给参与者分配相应的资源,以推进工作流实例的执行,同时监控工作流的运行状态。主要功能是通过计算机技术去定义、执行和管理工作流,协调工作流执行过程中工作之间以及群体成员之间的信息交互。

3 基于工作流技术的办公自动化系统设计

基于工作流的办公自动化系统是针对行政机关管理的现实需要,达到提高行政管理的效率和质量的办公自动化系统。基于工作流的办公自动化系统是在局域网平台上通过微机实现对行政、事业单位的实际业务处理过程的有效模拟,是实施行政管理战略的一部分。

3.1 系统设计方法

3.1.1 分析提取工作流

首先,要对系统作适度的需求分析,明确系统任务提出单位的组织结构、业务划分和具体业务处理过程、处理过程的数据来源及流向。然后,在系统分析的基础上,按照工作的相关性将系统划分为工作流的集合。一个实际的工作流程往往会涉及到多个部门。比如说公文的制发文,首先是办公室草拟公文,接着送部门领导审阅。领导审批后提出意见,返回公文草拟办公室。若领导审批中提出了修改意见,修改后还要再送领导审阅。有的时候还要涉及逐级审批。若领导同意发文,则送打印室打印。然后送档案室存档,最后分发相关部门和有关人员。对于一些涉密公文还要回收销毁。可见实际的工作流是错综复杂的,要实现软件模块的原子化和系统的自组织性必须使软件与具体的部门无关。一种比较好的办法是以用户的具体组织结构作为出发点的分析归纳法。首先分析现实系统的各个组织结构,将用户提出的各种功能要求视作一个完整的组织功能。然后对各个组织结构的各个工作进行细化,即定义每个工作的工作过程、活动内容、数据来源、数据去向及约束条件,并且为每个部门拟定工作列表。然后对各个组织结构的工作进行归纳,提取工作流。这时的工作流模型为具体工作流模型。

3.1.2 描述构建原型

过程定义是对工作流的形式化描述。包括描述过程的起始、终止条件、活动关系网络及一些关于个体行为的信息。在理解工作流过程定义的基础上,按照活动定义设计该工作流的原子活动,然后再由这些原子活动构建工作流。实际设计时,可以先选择一个典型的工作流,按照面向对象技术原则设计其原型,也可以根据实际清况将设计人员分成若干个设计小组,让各个小组分别设计出各工作流的原型。对于复杂的工作流可以暂以其中具有代表性的子工作流代替,至于哪个子工作流更具代表性,可暂不深究,因为在系统完善时,其它子工作流也会建立并逐渐完善。在此阶段,还要设计出原型的用户界面。

3.2 系统设计原则

该系统的的设计理念:管理和执行分离。也就是说一个完整的工作流系统必然包括两个子系统,一个是处理业务过程的管理,另一个是支持特定业务流程中具体任务的执行。管理和应用的分离有很多重要的优点:可以获得统一的管理功能,并将其从系统的其他部分分隔开来,使得各个模块能够重复使用相同的设计和功能。可以减少业务过程重组对应用程序带来的影响,因为业务过程独立于过程管理。可以使得过程执行更容易管理。

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