浅谈办公室文件的归档管理
作者:佚名; 更新时间:2017-10-13

  【摘要】进行办公室的文件归档管理是一项非常重要的工作,它可以使相关的部门更好的使用文件以及档案,从而能够使得各项工作的进行更加的顺利方便。文章对如何进行办公室文件进行归档以及文件归档的一些流程进行分析研究,从而提出一些建议,希望能够对文件归档工作做出一些贡献,使得这个体制更为完善。

  【关键司】办公室;文件;管理;归档;研究

  一、文件管理工作的内容

  通常来说,对于办公室文件的归档是指各个部门的办公室的工作人员对于本机关的有保存价值的文件,进行整理以及归档处理。所以说,能够正确的理解并且把握新时代的文件归档工作,对于建立比较完善的文件归档管理工作的管理机制具有非常重要的作用。

  (一)制定文件管理制度

  进行文件管理工作,通常会有这两点,即文件管理人员以及办公室的领导。文件管理人员主要负责进行文件材料的分类整理,使得文件井井有条。而办公室的领导是能够从大局上对部门的文件进行处理,比如说对于管理的制度等方而。

  (二)运行文件的管理

  文件运行是使得文件材料能够发挥其作用的重要的途径。进行文件运行有很多种形式方法,并且这些形式还是具有一定的阶段性的。所以说,对于不同阶段的文件材料使用不同的管理,这样可以使得文件归档工作更加的完美,并且对于文件的价值的实现有极其重要的作用。

  (三)暂存文件的管理

  文件运行不是一直进行下去的,而是有一定的时限性的,当文件实现了自身的作用后,就基本上进入了一种暂存的状态。暂存阶段的文件是已经实现自身的作用或者运行告一段落的文件,但这并不是说不会再使用它了,有的正好是相反的,有的文件反而有更高的使用频率。为了使得暂存的文件能够非常方便的被查找使用,所以一定要对文件进行科学放置。

  (四)销毁文件的管理

  当文件材料进行办结之后,要对其进行分类。根据文件以后的价值,分为有保存价值的和没有保存价值的这两种。对于这两种类型的文件,有保存价值的继续保存,但是没有价值的就不用继续保存了,而是应该被销毁。

  二、文件的日常管理办法

  想要使得文件平时的查找还有使用非常方便,就一定要做科学、规范的对文件进行管理。

  (一)跟踪管理法

  为了在工作的时候,能够方便快捷的找到文件,要做到能够熟练清楚的知道所有文件的动向。所以说一定要对文件进行登记。在进行登记的时候,可以使得专门的账簿,也可以采用实记实销的办法。这种方法是对文件在使用的过程所有的落脚点的及时记录。这样可以为工作人员带来很大的便利,能够更加准确的找到需要的文件。

  文件跟踪单是使用的卡片的形式,并且把同一类型的文件还有跟踪单放在一起,当文件被销毁的时候,跟踪单也同时被销毁。

  (二)定位管理法

  把已经被查阅的文件在被送回之后要根据以前已经定好的位置放置起来,这就是定位管理。通常采用的办法有:根据文件的大小制定合适厚度的盛放文件的盒子,并且在盒子上而进行分类标记上名称,对于柜子中文件的使用期进行分类,比如说上半年和下半年等,然后再把柜子进行分层,之后按照文件盒子上的名称排次序,把相应的文件盒放置在适当的位置。

  (三)卡片管理法

  为了能够更加方便的进行查找,对于文件的管理可以使用编制卡片的方法。即文件卡片,通过卡片的方式把文件的内容与成分进行展示。这也是目前的一种非常常见的文件查找的方法。

  (四)制度管理法

  建立健全文件的管理制度,比如说进行借阅,传递还有归档等方而的制度要不断的完善,这样能够使得文件丢失等问题避免出现。通常对于文件的管理制度有这些内容:

  1.建立文件借阅簿。通过对于已经借出的文件文件进行分类,然后准确的在借阅簿上进行登记,这样能够准确的及时的知晓文件的去向。

  2.借阅文件要注意以下几点:

  (1)仔细。所有人在借阅文件或者是资料的时候,统一在借阅簿上进行记录,办理签字手续。

  (2)严谨。对于借阅的期限要进行控制,还有就是“密级”文件不是任何人都能够借阅的,可以向领导进行请示,领导同意才能够借出,并且在进行手续办理的时候,一些必要的注意事项一定要注意说清楚。

  (3)清查。对于保存的文件一定要及时的进行整理,可以每周或者每月进行清查核对,如果出现问题就要要立刻上报,使得问题被及时的解决。

  三、文件的存放

  进行文件存放,就是对不同的文件的保存还有放置。进行文件的存放时,放置的房间应该选择一些合适的设备,这些设备要坚固,适合文件的存放。地点的挑选上,通常是单独选择一室,门窗都要安全,所以说最好要安装上防护栏杆,房门最好有铁皮。放置文件的工具有文件夹还有档案盒。现在很多的办公室都不约而同的安置了铁皮柜等进行文件的安放,千万不能够散放,一定要用合适的装具,并且还有最重要的一点就是,在文件都存放好了之后,一定要做好标记,不然非常不易查找。

  四、文件管理工作流程

  (1)将欲立卷文件材料全部摆开

  进行文件材料立卷是文件归档处理的第一步,简单说就是把部门去年的文件材料等需要保存立卷的部分,摆放在在一个大的工作案上。有一点要十分的注意,那就是一定要全而,不能够出现遗漏文件的情况,不然整理出来的档案是不齐全的,在事后还需要再次的补充,会非常的麻烦。当摆放好了之后,需要对这些文件材料进行核对,即与去年的立卷哦类目等相互比较,看是否一致,有没有缺少的部分,如果有就要及时的找出来,补充完整。

  (2)调整文件材料类别

  在对文件进行了立卷分类之后,还要进一步的处理,毕竟一年的文件内容不可能在进行了一年的运转之后还是与年初进行预测的完全相同,所以说,在对文件进行一次调整是非常有用的。

  (3)对应立卷文件材料进行组卷

  这一环节可以说是非常关键,同时这个环节也是非常的复杂。因为在进行这个环节的时候,不仅需要对文件材料的不相同的地方进行考虑,还要注意到文件本身的原有价值。所以说在进行组卷工作的时候,一定要非常的认真仔细,组卷的结果怎么样,会直接关系到案卷的质量的。

  (4)修补文件材料和拆除金属物

  在进行装订的时候,如果装订线的外而还有字迹的话,要进行一下处理,比如说进行加边或者修补等等,总之,不能够放任不管;还有就是有一些表格,因为比较大,所以要合理的进行折叠,使得文件整齐,从而延长它的使用时间。还有就是文件上原有的订书钉等金属的东西要清理干净,因为时间过长的话会对文件进行腐蚀,使得文件的寿命缩短。还有一种就是不整洁,非常皱的文件,应该展开并且弄平整,然后在放置。

  五、结束语

  对于办公室的文件进行归档工作,是非常重要的一项工作,也是有关部门对文档进行使用查阅的保障,能够很好的进行文件的归档工作,可以使得工作更加顺利方便的开展下去,有非常重要的意义。所以说,我们一定要认识到文件归档工作的重要的意义,并且努力的做好这项工作,使得各项工作能够顺利的进行,更好的被开展。

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