论信息化技术管理论文
作者:佚名; 更新时间:2017-10-16

  摘要:信息技术的发展为教学档案管理提供了新途径,面对资料来源分散、形式丰富的教学档案,采用信息化管理模式不仅可以提高管理效率,保证归档的及时性和完整性,同时可以实现档案信息共享,提高资源利用率。本文主要分析了当前教学档案信息化管理中存在的问题,并提出了提高教学档案信息化管理水平的策略。

  关键词:教学档案;信息化管理;研究

  一、前言

  随着教学管理改革的进行,学校逐渐意识到教学档案管理的重要性,将该项工作作为教学管理中的一部分。由于学校办学规模不断扩大、教学活动也越来越丰富,教学档案的内容增多,形式也不再局限于书面文字,传统的管理方法显然已经不能满足实际需要。在这种形势下,教学档案的信息化管理已经成为一种必然,如何利用先进的信息技术提高教学档案管理水平,是所有教学档案管理者必须要思考的问题。

  二、教学档案信息化管理中存在的问题

  (一)对档案信息化的认识存在误区

  首先,教学档案管理者没有认识到档案信息化管理的重要性,很多工作仍旧停留在手工阶段,不仅效率低,而且容易出错。很多教学工作者在对网络资源进行利用时,将一些音频、视频随意删除,没有按照规定处理档案资源,导致资源缺失,阻碍了档案的信息化管理。其次,很多管理者认为,档案管理信息化就是将档案编号规定,需要的时候直接查询编号就算是实现了信息化管理,这显然是一种认识误区,这种错误的认识阻碍了档案信息化的发展,不利于教学档案资源的利用[1]。

  (二)硬件、软件设施不完善

  硬件设施是档案信息化的基础,但是从目前的情况来看,大多数学校的硬件设施都不够完善,如计算机的容量不够大,不能满足实际需要,扫描仪不够先进,不能对所有类型的资源进行扫描等,这些都对教学档案的信息化管理造成负面影响。而学校虽然积极引进了软件设施,也比较重视教学档案系统的开发,但是一般都将重点放在了归档研究上,没有将归档与查阅功能联系起来,也没有与相关部门联网,部门间缺乏合作,导致教学档案资源的开放性不强,没有实现资源共享。

  (三)缺乏专业的管理人才

  教学档案的信息化管理对管理人员的综合素养提出了较高要求,一方面,要求其掌握先进的计算机技术,熟悉电子资料的归档、查询流程,熟悉相关软件的使用方法,并且能够利用扫描仪将纸质资料迅速转化为电子资料;另一方面,要求其掌握专业的档案管理知识,能够按照学校具体管理规定对档案进行分类管理,同时知道这样利用教学档案。从目前的情况来看,学校档案管理工作人员没有达到以上水平,一是对计算机不熟悉,二是没有掌握专业的教学档案管理知识[2]。

  三、提高教学档案信息化管理水平的策略

  (一)提高对教学档案信息化管理的认识

  管理者要认真学习教学档案信息化管理知识,走出认识误区,明白什么是真正的信息化管理,并将信息化管理系统的建设和应用作为工作重点。无论是资料收集、整理、归档还是资料的查询、应用,都要利用计算机系统,将信息化管理的优势充分发挥出来,自上而下形成一种全新的管理理念,不断提高教学档案信息化管理水平。

  (二)加强基础设施的建设

  要想提升信息化管理水平,首先要加强基础设施的建设。首先,要加大硬件设施的投入,要改变教学档案管理部门硬件设施落后的现状,一是保证计算机的容量足够大,可以容纳大量教学信息,二是要购置先进的扫描仪,可以将各类纸质资料扫描进电子系统中。其次,要重视软件设施的建设,积极引进先进的归档软件,定期对软件进行升级维护,同时要将归档与查阅功能联系起来,教学档案管理部门要与其他各部、系联网,一是方便资料的收集与整理,提高归档效率,二是通过联网实现教学档案资源共享,其他部、系以及教师可以通过检索直接找到自己需要的教学资源,提高资源利用率。

  (三)纸质档案与数字档案的统一管理

  目前很多学校在对教学档案进行管理时存在纸质档案与电子档案不同步的现象,这是教学档案管理中必须要解决的一个问题。要求学校在建设信息化管理系统的同时,也加强对纸质教学档案的管理,二者之间的一体化管理能够有效避免一些重复劳动,提升管理效率。其次,二者之间要做到一一对应,计算机会电子文档进行自动组卷,而纸质文档则需要借助辅助工具进行归档,两种档案不仅要做到档案号的对应,对于更新的内容也要做到完全对应,避免出现电子档案更新滞后的现象;最后,纸质教学档案中的信息可能不完全包含在电子档案中,如教师的文字教案、习题等,对于缺失的部门要将其数字化处理,保证电子档案信息的完整性。

  (四)重视信息化管理人才的培养

  要加强对教学档案管理人员的培养,首先,要督促其学习先进的计算机知识,提高其信息化管理意识,对于一些年龄偏大、对计算机不熟悉的工作人员更要加强培训,熟悉电子归档以及电子信息查询流程,降低对人工的依赖,提高管理效率。其次,要督促其学习教学档案管理知识,熟悉国家相关法律,明确学校对教学档案管理的要求,避免随意性。总之就是要求工作人员将计算机知识与教学档案管理知识有效联系起来,提高工作效率[3]。

  四、总结

  认识误区、硬件、软件设施不完善以及专业人才缺乏是教学档案信息化管理中面临的主要问题。对此,应当提高管理者对教学档案信息化管理的认识,加强基础设施的建设,实现纸质教学档案与数字教学档案的统一管理,另外要重视信息化管理人才的培养,这样才能真正实现教学档案的信息化管理,将教学档案的价值充分发挥出来。

  参考文献:

  [1]孟霞光.浅议高校教学档案信息化管理的现状及对策[J].天津市教科院学报,2013,13(15)05:51-53.

  [2]梅琼.地方高校教学档案信息化管理中存在的问题与对策[J].长春教育学院学报,2012,12(10)04:129-130.

  [3]李翠萍.在成人教育教学档案中实施信息化管理的途径[J].继续教育研究,2009,11(14)04:19-20.

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