上述司法解释规定对交易成立的认定作出了一般性的规定,且民事诉讼采取“谁主张,谁举证”的一般举证原则。根据法律规定,企业在买卖交易中应当使用规范的对账单,减少争议纠纷,促进交易的顺利发展。
当前有些企业买卖交易是不订立书面协议的,而是由买方以口头、电话或传真形式向企业预订产品,企业对预订产品情况进行审查,确认无误之后通知买方,建立起双方的买卖关系。而后企业及时根据要求进行生产,并按买方预订要求开具销售出库单并送货上门。买方通常是由仓库保管人员进行签收,开具入库单表示确认已收到货物。通常仓库保管人员会在入库单上简单地签下自己的姓名。在约定的期限届满之后,企业将产品《对账单》发送给买方,买方审核确认无误后按确认的金额付款,双方买卖交易完成。实务中以这种方式交易,容易产生纠纷,笔者认为,对于买卖双方来说都存在很大的法律风险,具体如下:
1.没有书面的协议或合同,会存在一定的变数。对于企业来说,存在一定的经济损失风险,如买方预订时要求10000只数量,企业按要求进行原材料采购,进行生产,过了一段时间,买方却表示只要5000只数量,这样就给企业造成了一定的损失。对于买方来说,企业生产的产品数量、型号、质量等不符合买方的要求,买方通常以此为由,拒绝接受产品,给买方造成了一定的损失。
2.双方凭借信用以口头、电话或传真方式建立买卖关系。通常入库单上没有买方单位的公章,甚至连企业的名称都没有,只有仓库保管人员签名,如果发生买方否认买卖关系存在时或根本就不认识签名的人,这个时候只能依仓库保管人员的身份来判定。如果无法证实仓库保管人员系买方员工或其授权委托签字的人,那么企业不能向买方主张相应的货款,只能向在入库单或对账单上签字的人主张权利。
3.企业送货上门,通常是由买方仓库保管员进行签收并出具入库单或对账单,其签字至关重要,如果仓库保管员随便签个姓或名,字迹潦草无法确定是谁,当企业向对方主张权利,连收货人是谁都无法确定,将会存在货款无法收回的法律风险。
4.企业对账单是企业主张货款最直接的证据。买卖双方对于对账单的内容没有足够的重视,如品名,规格,数量,单价,金额(大小写),所欠货款的意思表示,买方单位的公章等基本要素都不明确。当真正发生争议纠纷时,企业无法确认货款债权数额的真实性。
5.有些企业不及时向债务人主张权利,超过法律规定的诉讼时效,导致其诉讼请求得不到支持。笔者曾处理一个案件:2009年2月至4月,原告某水泥厂与被告张三发生口头买卖水泥事宜,同年4月5日,张三向某水泥厂出具对账单,内容为“经双方对账,至2009年4月5日止,今欠某水泥厂10万元,于2010年1月30日全部还清”,事后对于货款张三以各种理由拒不支付,无奈之下,原告某水泥厂于2013年3月20日向法院起诉,要求被告张三归还水泥货款10万元。法院认为,本案的诉讼时效为两年,从2010年1月31日至2013年3月20日,已超过两年诉讼时效,依法驳回原告的诉讼请求。因此,企业应当从本案当中吸取一定的教训,以免错过诉讼时效导致胜诉权的丧失。
四、规避企业对账单法律风险的防范对策
企业对账单是确定双方权利义务的一种重要证据。为了规避对账单存在的问题和风险,维护自身的合法权益,笔者认为企业在发生买卖交易行为时,可以采取以下几个对策进行防范:
1.事先签订书面协议,明确双方之间的权利义务。对于预订产品的数量、规格型号、质量标准、收货人员、验收条款、付款时间、违约责任等问题明确约定,当发生争议时,直接按照协议处理,减少不必要的经济损失。如果没有签订协议的,企业要求固定买方仓库保管人员、收货人员以及财务对账人员,可以要求买方出具书面证明,加盖单位公章,证明以上人员系其单位员工,其行为属于职务行为。即使上述人员经常发生变动的话,买方在送货或核对对账单时,能够核实签字人员或收货人员的真实身份。
2.保管好买卖双方之间发生交易事实的凭证,包括《协议》、《销售出库单》、《入库单》以及《对账单》,做到上述单据数量、金额一一对应。企业应及时向买方送达企业对账单,妥善保留买方接收的证据,如送达回执单、录音摄像、证人证言等材料;证明企业已将对账单送达给买方的事实。尽量让买方的法定代表人或负责人在《对账单》上签名或加盖单位的公章,以此确认交易双方的主体。
3.尽量使用规范的《对账单》,应当按照自身企业营业执照的名称制作对账单。对账单上的项目内容记载要全面、清楚,减少含糊的内容,如型号、数量、单价、金额、款项、结算方式、欠款数额等,规范自身的每一个交易行为,促进企业正常的交易秩序。
4.企业应在法律规定的诉讼时效内,及时向法院起诉维护自身合法权益。如起诉的证据材料不足,企业可以采取谈话录音或与对方签订延期还款计划协议、让买方出具货款欠条等方法,达到固定买卖交易事实证据的目的。
在日常实际经营过程中需要确认债权债务关系的,企业应当尽到审查义务,做到所有的账目清楚明白,避免争议纠纷的发生。如果确实发生了此种情况,一定要及时请求律师等法律专业人士帮助维护自身的合法权益,以免损失的进一步扩大。