显然,技术手段的改进在弥补行政组织成员的缺陷方面功不可没,所以,目前仍然强调财务审计、绩效评估、竞争战略以及理性渐进决策的方法。然而,这并不意味着对行政组织成员自主管理的放弃,管理从来都不是单向度的活动。在理论层面上,内外约束呈现融合趋势。如何在实践层面实现内外约束并且不产生偏颇,才是真正亟待解决的问题。
第一,行政组织的规章制度必须明确清晰,要能保障在原则、标准的多元化冲突中给行政组织成员一个“灯塔”的指引,确立是与非、善与恶的标准。这也是行政组织合法性的来源。对于一些硬性的制度规定,必须保证严格的执行。对整个行政组织、上级、自身职位以及下级的责任归属和区分必须清楚,这是关系到向下授权、考察绩效等管理环节能否顺利进行的前提性基础。另一方面,作为“认知-文化”性的制度要素,要侧重制度被执行及其之后的影响,尤其要注意对非成文、非理性内容的引导。
第二,营造积极的行政组织文化,要求行政组织成员遵守行政组织的制度规范、具有严谨的工作态度。行政组织通过文化、道德责任的强调,构建起成员的自我管理。外部约束与内部约束在行政组织文化上并无矛盾,并能在包容的行政组织文化中实现统一。促使我们产生特定行为方式的内部价值观、情感等是在社会化过程中产生的,而在行政组织中我们还要受正式因素与非正式因素的影响。埃德加·沙因总结了组织文化产生的三个来源:组织的创建者和领袖、平时团体的学习与发展过程以及新加入的成员。对于组织自生的、伴随产生的和外来的文化,都会有优有劣,会有适应和排斥的因素。[6](P.167)这些对于行政组织外部约束的落实和内部文化的形成都会产生多方面的影响。对这三方面的检视和运用是行政组织积极健康发展的应有之举。
第三,注重行政组织运行过程中行政领导者的作用,尤其是行政领导者在制度文化上的建构作用。这是由行政领导者这一角色的特殊性所决定的。行政文化主要是由行政领导者建构的,而且,行政领导者还要对行政文化进行管理并在必要时对其进行完善。行政领导者的风格、方式都是作为行政组织的代表而呈现在每位成员面前的。行政领导者的敬业精神、对行政组织的认同、对良好人际关系的重视程度,影响到成员对行政组织生活的感受及相应的行为选择。这样,不同的行政领导者在内部和外部约束方式上也会有所不同,甚至会如同“烙印”留在行政组织文化中。行政领导者对组织文化的建构应先趋向于内部与外部的中间状态,然后再寻求有特色的、能适应并激发行政组织整体力量的约束模式。
第四,在行政组织协调、沟通关系中,要创造一个良好的人际关系环境,实现行政组织成员的共同参与。在行政组织的集体性活动中,一方面使行政组织的外部约束公开化,形成良好的遵纪守戒的氛围;另一方面培养集体和自我意识,从而促进授权和自我管理。在严格的行政组织制度约束下,还应注重激励和宽容。除了不得已的惩罚外,应该多以鼓励形式放手让成员为行政组织目标的实现贡献自身的力量。
总体而言,应将行政组织文化和精神建立在内部约束之前,并且配之以行政组织的规范的制度建设。从这个角度看,行政组织成员责任落实的关键取决于外部约束与内部约束统合有序的程度。内外约束相融合,以外部约束为保障,内部约束为目标,才能真正实现行政组织及其成员的共同发展。
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