(三)档案工作者应具备较高的语言文字基础

　　档案信息化管理的预处理工作是档案人员用最简洁、规范的文字编制的文件标题、检索目录、著录卡片及各种边沿材料?然后输人微机?实现信息化管理。所以?没有扎实的语言文字功夫?就无法从事这项基础工作或编制规范的信息?致使计算机无法正常鉴别处理?严重影响档案的提供利用。

　　(四)档案人员应掌握一门或多门外语

　　随着改革开放的深人和国际交流的增加?要求档案工作者在精通本国语言的基础上?还要熟悉一门或多门外语?以适应档案信息化管理的需要。

　　三、提高档案工作者素质的途径

　　(一)加强思想教育?增强历史责任感

　　利用各种手段和方法?切实加强档案工作者的思想教育、形势教育、国情教育?以不断提高档案工作者的政治素质?使他们增强自己对本职工作的事业心?增强档案信息化建设的责任感。

　　(二)开展继续教育?不断学习新的档案管理知识

　　档案工作者应利用业余时间参加一些在职教育或培训?自觉进行知识更新?不断调整自身的文化知识结构。另外?各单位也应重视对档案人员的在职培训?要根据档案信息化建设的客观要求?聘请一些有经验的专家讲课?或选派档案人员到其他单位学习、进修?不断充实新知识、新技术、新技能?以提高档案人员的素质?更好地适应档案信息化管理。

　　(三)开展标准化教育?为实现档案信息化管理打好基础

　　没有统一的标准?就难以实现计算机联网和文件共享?计算机可以在短短的几秒钟内找到用户所需的文件或数据。为此?需要档案工作者付出艰辛的努力?做好档案信息输人计算机前的预处理工作。要做好这项工作?必须组织档案人员认真学习各种标准、规则?如《中国档案分类法》的标准文件?建立相应的规章制度?在工作中严格执行著录标准细则?以确保档案著录、标引等数据的标准化、规范?以保证档案信息检索的查全率和查准率。

　　(四)开展新技术教育?适应档案信息化建设的需要

　　档案信息化管理离不开计算机的应用?因此档案部门应把计算机基础知识及其在档案工作中的应用作为档案人员的必修课?用灵活多样的形式组织他们学习计算机操作的一般知识?使他们能熟练操作及应用软件?熟练掌握汉字输人技术。

　　随着计算机和缩微技术、网络技术、光盘技术在档案工作中的应用?传统的档案管理模式将彻底改变。这就要求档案人员要学习更先进的科学技术知识?学习光盘技术、CDA技术及缩微技术?以适应档案信息化建设的需要。