文献记录活动

　　从上述事实中我们可以越来越清楚地看到，档案馆保存的文件并非包括形成机关的所有信息。那我们该怎么做呢?我认为，让档案工作者决定文件记录哪些内容是没有用的。我并不关心文件的结构和生成，所指的是文件的实际内容。弥补现有体系不足的一个办法就是专门为档案馆而造文件。具体讲，就是对那些未被移交到档案馆的文件中的内容进行总结和归纳，并把它作为例行公文。这种办法也有争议。许多档案工作者认为其职责是收集和整理形成者生成的文件。但我认为，其他人员乃至领导并不愿意制造这种文件。
　　口述史是解决这个问题的途径之一。这种方法近几年有复兴的迹象。但口述史也不无争议，开展口述史项目需要很多知识、经验、时间和精力。并且问题是：谁有资格进行访问呢?因为口述史具有很强的专业性。例如，西班牙和其他国家外交部的档案人员曾经访问过一些老外交家来收集欧洲合并过程的信息。这表明在有些情况下有必要让本单位的档案人员来做访问，利于被访问者建立信任和信心。但现代史、政治和其他社会学的专家在这方面更有技巧和经验。因此，理想的模式应是档案工作者与学者们合作完成。
　　档案人员的工作重点应集中在形成者生成的文件上。口述史只是填补现有档案“黑洞”的补充资料。但由于现实原因，它只能涉及一些战略信息，这些信息对理解档案内容与形成者活动非常必要。

　　专业化的档案工作者

　　需要强调的是，以上我描述的并不是一种全新职业的特征。我们的原有职责——保存历史遗产、传承文明，并未改变。因此，我们现在看到的是档案工作者角色和专业范围的扩展。我认为，档案工作者已无法单独承担本专业的所有职责和义务。在国家档案馆这种大机构，档案人员已经有分工。而在小档案馆，档案人员则要承担绝大多数的专业职责。专业化分工对于档案工作者角色的发展是利还是弊?档案工作者的教育和培训应怎样进行呢?
　　我个人认为，应对档案工作者进行全方位教育，使其能应付本专业的任何问题。由于专业的发展越来越复杂，对人员素质的要求也越来越高，档案人员应具备大学学历。档案学的教师也应具备专业经历。今天大多数承担教学任务的就是专业人员，将专业实践与教学相结合是件好事。但我更希望档案学教育能够独立发展。
　　我们必须牢记，档案工作是一项实践性的专业。要想成为一名合格的档案工作者，必须具备实践经验。我认为，他应在各种不同的档案机构、政府部门和公司中接受一段时期的基础培训。这种广泛的培训是他接受正规教育的必要补充。丰富的实践经验也有利于化解不同类型档案工作者之间的冲突和紧张。当他正式开始职业生涯时，可以再选择自己的专攻领域。
　　由于档案专业的拓展，我们不可能将所有知识向学生传授，因此必须选择重点。我认为，这种重点应由档案学教师与档案机构的代表共同商讨，因为后者才是档案人员的雇主。但由于不同的雇主有不同的兴趣，因此最终的决定权还是掌握在档案学教师手中。当然他们提供的教育必须满足人才市场的需要。这一点虽然是不言而喻的，但并不是常常受到重视。

　　档案学

　　档案学发展成为一门大学学科与档案专业的发展是相辅相成的。20世纪90年代是档案学飞速发展的时期，我们需要科学的方法才能解决当前的困难。什么是档案文件?如何确认其真实性?如何保证电子文件的长期可用性?这些问题都必须科学地作出回答。
　　因此，具备档案学知识是档案工作者从事工作的基础，甚至是先决条件。但是还应指出，档案学的研究范围并不是仅限于发展方法论来服务于档案部门。档案学应超越这个范围。