对于文档模板的变更需要能够做到及时告知使用者，并做好版本管理。

　　2_2文档目录的管理

　　为了能够在纷繁复杂的文档中找到需要的文档，需要在进行文档管理时建立一套完整的文档目录体系，主要包括文档的索引管理和文档的分类管理。

　　在进行文档管理前，需要对不同的文档建立一个分类，建议不同的分类可以便于文档的查找，也可以针对不同的分类制定不同的管理要求。如果是文件夹方式管理，还需要分别不同的文件夹内容的安排以及权限的控制，因为文件夹管理的特殊性，需要注意其权限管理的简洁化；如果是采用信息系统管理，需要注意类型的编码体系的建立。一个好的文档分类体系可以让使用者方便地进行文档的归类和查找，文档的分类在一些管理过程中还需要注意归档管理的需求。

　　对于文档，需要建立一套索引机制，信捷职称论文写作发表网，这里之所以特别提出索引机制，是因为在日常的文档使用中，会发现一些很多类似的文档，或者类似的内容说明，由于不同的撰写者会对一些基本的概念或者原则的说明会存在一些差异，这个时候就需要能够有一个索引来明确什么是最准确的，这一点在项目管理过程中特别重要，因为一个项目组往往会不时的发生一些变动，后来人面对多个说法时很难知道什么足对的，同时一些实际情况也会发生变动，一些说法也需要进行修正，而之前的一些文档也无法进行更正，所以这个时候也需要有一个索引来明确正确的说法，这一点问题也可以通过文档版本的管理加以改善。

　　2_3文档的命名规范

　　各种文档，如果名称多样，或者名称含义模糊将会造成使用和交流上的不便．需要建立一套有效的命名规范体系。

　　对于文档的名称，首先需要名称能够容易识别，有些使用者不是很注意文档的名称，经常直接用文件的默认名称，或者就是一个自己的姓名、项目的名称等，其他的使用者很难识别是什么类型的文档。

　　在文档的使用过程中，可以规定在文档的某些部位必须放置文档的类型或者某些其他关键宁，例如将求将文档的类别放在文件名的头部，对于月度性的文档，规定头部必须放某年某月，等等。

　　对于一些分不同版本的文档，可以要求分不同的版本进行管理，文件名称中注明版本号，刘于终稿等一些标志性的内容可以加一些特殊的标识，这样可以明确其重要性和权威性。

　　这些方式将有助于文档的文件名的整洁和清晰，使用者在找时也较为方便。在进行文档的交互调整过程中，也可以增加一些13期或者修改者的标识来进行传递，主要的同的在于能够唯一识别一个文档，减少互相沟通的障碍。