2-4文档的变更管理

　　文档在使用过程中发生变更是很常见的现象，对于发生变更的文档，需要通过手段加以约束，最常用的方法就是版本的管理，对于形成的文档及时进行归档保存。

　　文档发生变更时，需要能够做到两点：第一，文档有清晰的变更记录，主要是针对变化的部分。不能让每个使用者在文档发生变化后都需要把文件通篇读一遍；第二，文档的最终版本要能方便的阅览，如果出现只能看变更历史才知道最终版本的话将大大提高使用成本在文档发生变更时，需要能够通过必要的途径通知相关人，例如通过邮件通知或者公告通知的方式，避免新的文档产生后还有大量的使用者使用旧的文档，在实际操作环境中IS09000管理使用的签字回收重要文档的方式很值得借鉴，当然对一些电子文档需要采用一些其他变通的方式来处理。

　　2．5文档的审核制度

　　很多文档作为一种指导性文件，需要有一定的严肃性和权威性，因而对文档进行必要的审核是必须的。

　　文档的审核时机一般为文档建立时和文档发生变更时，对于文档的适用范围的变更也应该进行必要的审核。通过文档的审核，可以检查是否存在错误的事项或者一些不合理的事项，撰写者和审核者所处的岗位不同、知识结构不同，对于一个文档如何撰写的角度和看法也会不同，在后续的审核过程中能够很好的进行文档的校正。同时，文档的审核机制也可以明确各自岗位的责任。

　　总之，信息系统的实施是一个负责的管理过程，需要方方面面的管理工作配合到位。文档在软件项目的开发过程中起到了关键的作用，文档作为一种日常交流的重要依据和工作成果的总结显得尤为重要，从某种意义上来说，文档是软件项目开发规范的体现和指南按照规范要求编制一整套文档的过程，就是按照开发规范完成一个软件项目开发的过程。高质量的文档可以提高软件项目的质量，有助于程序员编制程序，有助于管理人员监督和管理软件的开发，有助于片j户更好地安装和使用软件系统，有助于维护人员进行有效的修改和扩充。所以，在软件项目的开发过程中，要充分做好软件文档的编制和管理工作。作为小型企业，在文档管理的过程中既要注意严肃性，又要能兼顾灵活性，要本着在达到正常的规范性的基础上尽可能地方便使用者的使用和交流提高使用效率。