2．1档案资料的收集和整理工作

　　学校档案形成不同于一般的文书档案，它形成的时间具有特殊性，是每年的9月1日至下一年的8月3113而形成的，如学生的学籍表(卡)、学生登记表、各科成绩表等，是按学制年度形成的，在最后一个学年内才立卷归档；学校档案还具有很强的周期性，即每一届学生从入学到毕业为一个教‘学周期，档案材料是每届学生从入学到毕业这段时间延续产生。这就要求档案管理人员要勤收集、勤整理、勤检查核实立卷，把好收集整理关。档案的收集要不分巨细，悉数保存，原始的东西往往是最宝贵的东西，在大量的收集留存的基础上“去粗取精”。对于教师资料，学校要抽出专人搞好收集整理，帮助教师建立个人档案，并帮助他们整理保存，教职工个人资料每年要由教职工本人填写一次，这样将对教师产生凝聚和促进作用；图片资料，学校举行的各类活动，比如重要会议、学术交流、培训、观摩、接待来访、采访录相、师生奖惩等等，这些都要按年度登记保存；学术资料，也应整理好编印成册，全部归档保存；新闻资料，国内外各类报纸刊物及电台互联网上发表的图片和文字材料，平时要注意收集；荣誉档案，即获奖的资料，除登记外，还将奖品的照片、证书的复印件及原件作为资料存档。

　　2．2规范档案簿、册管理，健全登记检索系统

　　档案资料收集整理齐全后，接下来的重要工作就是把好质量关和利用关。要特别抓好《教师登记簿》、《学生的学籍表》、《毕业生登记簿》、《统计资料登记薄》、《后勤职工登记簿》等重要帐簿的管理。《教师登记簿》是很重要的登记簿，它是教师情况总的登记簿，它的检索要素为总顺序号。要按照时间顺序进行流水登记，并进行逐个编号。编号可由三个成份组成，即教师的编号、登记簿的顺序号和资料室总顺序号；《后勤职工登记簿》主要记录后勤职工的个人资料，登记方法同《教师登记簿》；《学生的学籍表》、《毕业生登记簿》是以班级为单位建立户头的登记簿，设置项目与《教师登记簿》大体相同，要分别按系别、班级逐个登记，这样，任何人都可以毫不费力地找出其中的相关资料；《统计资料登记薄》即登记教育教学数据统计资料等。此外还有《活动图册》、《奖惩登记簿》等等众多簿、册，就不一一列举。

　　2．3改善档案的保存条件

　　学校档案大多是纸质资料，保存档案是至关重要的工作，要注意调节档案室湿度，保持通风良好，并要做好药物防蠹等工作。除了改善保存条件之外，解决这个难题的途径要在材料和制作技术上进行改善了，而这一途径目前尚待探索。在高科技飞速发展的现代，媒介手段日趋电子化、信息化，档案资料不能只满足于有几本登记簿和图录，而应注意于针这些资料融汇到信息媒介的汪洋大海中去，打破时空界限，通过电脑上网流通。

　　3档案工作者知识和能力的培养

　　面对不断发展的档案工作的需要，要不断加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。要不断拓宽知识面，学习技术，学习相关领域的知识，开阔视野，增长技能，以提高工作能力。在加强档案管理员政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”理念；要选配工作责任心、事业心强的档案工作人员来充实学校档案工作岗位；增加智力投资，定期开展培训，加强档案人员自身业务建设。一方面学习档案专业知识理论，另～方面学习现代化管理知识和先进技术设备的操作技能，更新知识，提高管理水平，使学校的档案工作跟上办公自动化步伐。使他们能一心扑在档案工作岗位上，扎扎实实地做好档案工作，为学校教学、科研和其他工作服务。