2.2关于数字化档案数据库

　　就档案目录数据而言?能用计算机管理起来的占总数的70%左右?档案信息数字化实施起来还有许多问题要解决。面对的历史档案数量多?如文革以前的档案?纸质差、有些字迹褪色?给扫描工作带来许多困难。新的档案数量剧增?如一些撤消机构的工资册、报表、凭证的会计档案?全八钢在职职工、辞职、死亡、不详的人事档案?还有集团公司的行政、党委的发文全部集中在档案图书中心保管等。只有全文(实体)全部数字化?档案信息管理才能起步。

　　2.3档案信息化建设专业人员的素质问题

　　档案队伍面临着知识老化?信息开发形式传统的现状?直接影响着档案信息开发的力度和深度。例如档案信息开发工作?内容上只能停留在简单的介绍和汇编上;形式上?也只局限于编制索引?缺乏综合性、专题性的档案调研报告。在企业档案工作者中?与其他专业相比较还存在着运用信息化能力差的情况?档案人员计算机操作及互联网技术运用能力差?英语水平偏低?企业档案队伍中还缺少热爱档案工作又懂计算管理的复合型人才。

　　3做好八钢档案信息化管理几点建议

　　信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势面临信息技术带来的千载难逢的发展机会?八钢档案管理工作也要抓住这个时机把档案中蕴含的丰富内容开发出来?让利用者以快捷的方式得以利用?充分发挥档案资源的作用?为企业各项工作服务。

　　3.1争取领导的支持

　　取得领导的重视与支持?为档案信息化建设创造一个良好环境尤为重要。首先?档案部门应以市场为导向?主动进行档案信息资源的开发?挖掘各种适销对路的档案信息?企业为了明确产品定位?就必须知道不同产品品牌的市场份额;为了定价?就必须知道市场状况;为了制定促销策略?就必须了解产品销售的周期性及市场竞争状况;为了有效控制库存就必须随时了解库存销售状况;为了挖掘新产品?就必须全面了解生产厂家。如果档案部门能够在以上方面为企业提供实际、详细、可靠的档案资料?可以以数字、文字、图表给予提供?那么为企业提供的服务就是高级的信息服务;其次?要向多种服务转化。除做好上门服务外?还要主动与科研、教学、行政管理部门建立咨询服务?改进服务方法?更新服务手段提高服务水平?提升服务功能。只有这样?档案信息化管理工作才能得到领导的大力支持从而给予更多的资金投入?使档案信息管理工作顺利进行。

　　3.2开发适合档案信息化的软件

　　八钢是一个钢铁联合企业?形成的档案资料门类多、内容复杂?所以档案信息管理化软件必须与企业的性质、企业形成档案资料相吻合。目前?八钢办公系统财务、人事、销售计划合同及工程管理都实现了信息化管理?这些系统都能产生大量的、各种门类的档案资料?档案管理系统怎样和这些系统形成网络化管理?这是档案管理软件所必须考虑的问题?因此?开发档案管理软件要全面考虑?充分调研?实现档案资源的信息化管理?实现真正意义上的档案资源的共享。