3.3丰富馆藏?积极推进档案字化建设

　　开辟档案信息资源。要扩大档案收集对象?即要向法定的档案形成部门进行收集?还要向非法定的信息收藏部门与研究部门进行收集?也要向个人收集。同时企业档案的收集、保管重点要转向企业自身形成的材料和与企业经营有着直接关系的文件。比如:销售部门形成经营档案?科研部门形成的科研档案、产品档案?财务部门形成的各类会计档案?行政主管机构制发的红头文件及企业信息等?都应集中保管在档案图书中心。这是一项长期而艰巨的工作?只有这样才能为档案高质量的信息服务提供坚实的数据基础。

　　3.4规范档案的基础工作

　　有了适应企业的档案管理软件?必须要做好基础工作?即规范档案的整理、编目工作。严格执行国家的标准?将要录入的档案信息全部实现规范化?这样为档案数据的录入和检索打下良好的基础。这是项系统工程?公司可以根据单位的具体情况?制定总的和分步的计划并逐步实现。总之?所有的档案管理都必须要满足档案信息化管理的要求。

　　针对现存档案要按照档案管理要求进行科学的分类、整理、编目?对到期的档案及时进行鉴定、销毁。建立好全宗卷的案卷目录?填写好文书档案、会计档案?除正常的档案整理、接收、编目、排架外?还要加强对重大活动、重点的工程项目进行超前控制?加强监控力度。对一些工程项目?如小型材、电炉炼钢、高速线材、热电联产等?所形成的技术资料进行严格把关?确保技术资料的完整、准确。对柴油车大修厂、冶金建设公司、蝶王针织厂、雅满苏矿等单位按照档案管理要求进行全面指导?做好本部门的档案基础工作?使档案管理工作不断完善?内容上进一步优化?为档案目录数据库建立打下坚实的基础。

　　3.5档案信息资源建设

　　充分运用计算机技术?针对现存的党群管理类、行政管理类、经营管理类、生产经营类档案、会计类档案、照片档案、声像档案的案卷级目录?进行档案目录数据库建设?提高档案检索利用服务质量。在有条件的情况下?可用扫描仪?将重要的档案逐步实现全文数据库的建立。加强对各单位形成的电子文件的积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导?确保各单位所产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。

　　3.6完善档案信息化标准体系

　　完善档案信息化标准体系首先应实现文档一体化管理。文档一体化管理是网络技术在档案信息管理中应用的必然结果?尽管文档一体化管理的思路已提了很多年?但在实际工作中还存在各自为主?文件归档不及时?有时有漏归?重要文件丢失的现象。这与管理制度不健全而造成人力、物力、财务的浪费有直接关系。因此?需要实现文档一体化管理?确保档案信息完整与准确。

　　集中力量研究制订一批急需的档案信息化标准?作到党群、行政、经营、生产技术档案、科学技术研究课题档案、设备仪器档案、会计档案、设计、底图、工程档案?人事档案等管理规范。加快研究和制订电子公文归档?形成有效的档案信息化建设激励约束机制?推动档案信息化建设的有序开展。